Prognoser er vigtige forudsætninger, når kommunerne planlægger det kommende års budget, men det kan være en omfattende opgave at udarbejde prognoserne. I Hørsholm har de forenklet processen ved at benytte FLIS-data og FLIS–rapporter i arbejdet.
”Ved at udnytte de data og rapportmuligheder, FLIS tilbyder, har vi kunnet reducere tiden og ressourceforbruget til at udarbejde forudsætninger til vores prognoser. Samtidig har vi formindsket usikkerheden i beregningerne ved, at processen er blevet automatiseret, ligesom vi bruger mindre tid til at følge op på forudsætningerne i løbet af året”, fortæller Ida Andrea Stoltze Rasmussen, der er specialkonsulent og projektleder i Hørsholm Kommune.
For at kunne vurdere fremtidige kapacitetsbehov og udarbejde et veldokumenteret og realistisk budget skal kommunens budgetmodel fødes med en række grunddata. Det gælder fx prognoser for kommunens befolkningsudvikling, dagtilbud, hjemmepleje, plejehjem og skoleområdet. Det er en del af dette arbejde, eksempelvis inden for skoleområdet, som Hørsholm har forenklet via FLIS.
Omstændelig proces
Tidligere skulle den centrale funktion i kommunens økonomi- og styringsteam henvende sig til de systemansvarlige i fagområderne for at indsamle rådata i de mange fagsystemer. Herefter skulle data efterbearbejdes og ensrettes for at passe ind i prognosemodellen. Det var en omstændelig proces, der skulle startes fra bunden hvert år, og hvor man var afhængig af fagspecialister til udtræk og ressourcer til efterbearbejdning af data.
Manuelt arbejde afløst af standardrapporter
På skoleområdet er det manuelle og langsommelige arbejde med at indsamle og bearbejde data fra fagområderne nu afløst af standardrapporter, der leverer de nødvendige forudsætninger til prognosemodellen. På de andre områder har dele af arbejdet kunnet automatiseres, og med den kommende version af FLIS bliver endnu mere af arbejdet udført automatisk.
For at kunne høste frugterne af de nye processer har Johan Vibe Eckhoff og Ida Andrea Stoltze Rasmussen fra økonomi- og styringsteamet brugt nogle timer på at opbygge standardrapporter i FLIS. Det synlige resultat af anstrengelserne er, at forudsætningerne nu beregnes automatisk i FLIS og fødes direkte ind i kommunens prognosemodeller. Og rapporterne kan genbruges år efter år.
”Vi har selvfølgelig investeret noget tid i at udvikle de standardrapporter, der skaber grundlaget for prognoserne. Men den investering er tjent hjem mange gange”, udtaler Ida Andrea Stoltze Rasmussen.
”Når standardrapporterne først er udviklet og prognosemodellen tilpasset de specielle forhold i kommunen som fx skoler med mange udenbys børn, kan forudsætningerne beregnes ved ganske få tastetryk og lægges ind i prognosemodellen. Det giver os store besparelser i tid og ressourcer”, slutter Ida Andrea Stoltze Rasmussen
Inspiration til andre kommuner
Hørsholm er foreløbig den eneste kommune, der beregner forudsætninger til prognoser ved hjælp af FLIS. Men kommunen deler gerne ud af sine erfaringer og rapporter, så de kan tjene som inspiration for andre kommuner - både dem, der anvender FLIS-præsentationslaget og FLIS-data i andre præsentationslag.
| Læs mere: |
 Om FLIS |
| Nyheder fra KOMBIT |